Allgemeine Geschäftsbedingungen der PRiMECERT GmbH

 

1. Allgemeines

Die PRiMECERT GmbH führt akkreditierte Zertifizierungsverfahren nach der vertraglich vereinbarten Managementsystemnorm, beziehungsweise dem dort vertraglich vereinbarten Regelwerk einschließlich der jeweiligen allgemeingültigen Zertifizierungsstandards sowie der Vorgaben der Akkreditierungsstelle durch. Mit der Zertifizierung können Unternehmen den Nachweis für die Erfüllung der Forderungen der Standards von Managementsystemen erbringen. Die PrimeCert GmbH ist eine neutrale Zertifizierungsstelle und verpflichtet sich zur Sicherstellung der Unabhängigkeit und Unparteilichkeit ihrer Zertifizierungsstellenmitarbeiter und den berufenen Auditoren. Dies wird durch die Einhaltung der vorgegebenen Kriterien gemäß DIN EN ISO/IEC 17021-1:2015 und der Aufbau- und Ablauforganisation und durch Regelungen der PrimeCert GmbH, erfüllt.

 

2. Geltungsbereich

Die Allgemeine Geschäftsbedingung gilt für alle Angebote, Auftragsannahmen und Verträge mit den einzelnen Auftraggebern. Weiterhin ist dieser Vertrag für die Vorbereitung auf das Zertifizierungs- oder Re-Zertifizierungsaudit, für die Überprüfung und Bewertung der Unterlagen der Managementsystem-Dokumentation, für das Zertifizierungs- und Re-Zertifizierungsaudit, die Zertifikatserteilung und für die jeweiligen Überwachungsaudits gültig. Abweichende Geschäftsbedingungen einzelner Auftraggeber werden durch die PRiMECERT GmbH nicht anerkannt. Etwaige Ausnahmen müssen schriftlich zwischen der PRiMECERT GmbH und dem Auftraggeber vereinbart werden; dies gilt auch für Zusagen, Nebenabreden und sonstige Vereinbarungen, die mit Mitarbeitern der PRiMECERT t GmbH getroffen werden.

 

3. Zertifizierungsvertrag

Der Zertifizierungsvertrag verpflichtet die PRiMECERT GmbH das Zertifizierungs- oder Re-Zertifizierungsaudit durchzuführen und dem Auftraggeber, wenn alle zutreffenden Normforderungen erfüllt werden, das entsprechende Zertifikat zu erteilen. Für die Erteilung eines Zertifikates müssen ein erfolgreich abgeschlossenes Zertifizierungs- oder Re-Zertifizierungsaudit und eine positiver Bescheid des Zertifizierungsprüfers vorliegen. Der Auftraggeber ist damit einverstanden, dass alle zur Auditierung notwendigen Informationen der PrimeCert GmbH zur Verfügung gestellt und die Anforderungen für die Zertifizierung eingehalten werden.

 

4. Zertifizierungsprozesse

4.1 Auditierungsverfahren

Die PRiMECERT t GmbH bietet folgende Auditierungsverfahren an:

• Erstzertifizierung eines Managementsystems

• Änderungszertifizierung (Änderung des Geltungsbereiches eines bestehenden Zertifikates)

• Erweiterungszertifizierung (bereits bestehende Zertifikate gegen die Anforderungen anderer Bezugsdokumente)

 

Jede Erstzertifizierung besteht aus zwei Phasen:

• Vorbereitung durch

• -Informationsgespräch (optional)

• Audit der Stufe 1: Dokumentenprüfung der Managementsystemdokumentation vor Ort (evtl. Handbuch, dokumentierte Informationen), Feststellung des Reifegrades des eingeführten Managementsystems usw.

 

• Audit der Stufe 2

• Auditplanung

• Zertifizierungsaudit

• ggf. Nachaudit (bei relevanten Abweichungen)

 

4.2 Zertifikatserhaltung

1) Überwachungsaudit

Mit dem Überwachungsaudit wird geprüft, ob die Wirksamkeit des Managementsystems des Auftragsgebers fortbesteht. Die Auditoren dokumentieren ihre Feststellungen in einem Auditbericht. Der PrimeCert GmbH obliegt der Beschluss über die Aufrechterhaltung des Zertifikates.

 

2) Re-Zertifizierungsaudit

Mit dem Re-Zertifizierungsaudit wird geprüft, ob die Wirksamkeit des Managementsystems gegenüber dem Bezugsdokument vollumfänglich vorhanden ist. Bei Vorliegen der Voraussetzungen wird das Zertifikat neu erteilt.

 

3) Jährliche Registrierung

Das Zertifikat wird jährlich in der Liste der Zertifikatsinhaber registriert. Hierfür entrichtet das Unternehmen jährlich die vereinbarte Zahlung.

 

4.3 Erteilung und Verwendung des Zertifikates

1) Die PRiMECERT GmbH ist verpflichtet, das Zertifikat zu erteilen, wenn alle Voraussetzungen und die Zustimmung der Leitung der Zertifizierungsstelle vorliegen.

 

2) Der Auftraggeber muss der Vereinbarung zur Verwendung des Zertifikates, der Zertifikatssymbole und des PRiMECERT -Logos schriftlich zustimmen.

 

4.4 Zertifikatsverweigerung

1. Sobald sich während oder nach der Durchführung eines Audits herausstellt, dass die Voraussetzungen für eine Zertifikatserteilung nicht vorliegen, darf die PRiMECERT  GmbH das Zertifikat nicht erteilen. In diesem Fall erstellt die PRiMECERT GmbH Maßnahmenpläne, aus denen sich die vorliegenden Abweichungen ergeben und informiert das Unternehmen darüber, welche Auflagen es gibt, deren Erfüllung zur Erteilung des Zertifikates notwendig ist.

 

2. Sind die Abweichungen innerhalb des festgelegten Zeitraumes behoben, führt die PRiMECERT GmbH eine Überprüfung der Managementsystemdokumentation und/oder ein Nachaudit durch. Die Kosten hierfür werden nach Aufwand berechnet.

 

3. Sollten die Mängel nicht innerhalb des festgelegten Zeitraums behoben werden, findet ein erneutes Audit durch die PRiMECERT GmbH statt.

 

4.Das Zertifikat darf nicht erteilt werden, wenn die Voraussetzungen auch nach zweimaliger Nachprüfung noch nicht gegeben sind.

 

4.5 Aussetzung, Entzug und Wiederherstellung

1. Die PRiMECERT GmbH ist berechtigt, das erteilte Zertifikat auszusetzen, wenn

a.) das Unternehmen seinen finanziellen und vertraglichen Verpflichtungen der GmbH gegenüber nicht nachkommt.

b.) organisatorische Änderungen des Unternehmens das

Managementsystem außer Kraft setzen. Neuerteilung dann nach einem Audit

möglich.

 

2. Die PRiMECERT GmbH ist berechtigt, das erteilte Zertifikat zu entziehen, wenn das Unternehmen die Vorgaben nach 4.2 und 4.3 nicht einhält.

 

3. Die Wiederherstellung des Zertifikates erfolgt, wenn die Gründe für die Aussetzung nachweislich behoben sind. Die Frist darf 6 Monate nicht überschreiten.

 

4. Mit Kündigung des Vertragsverhältnisses verliert das Zertifikat seine Gültigkeit und wird von der PRiMECERT GmbH entzogen.

 

4.6 Einschränkung oder Erweiterung des Geltungsbereichs 

Der Geltungsbereich des Zertifikates muss entsprechend geändert werden, wenn hierfür Gründe und/oder Nachweise vorliegen. Da diese Einschränkungen oder Erweiterungen Einfluss auf den Auditaufwand haben können (höherer oder niedrigerer Zeitaufwand), muss dies vom Auftraggeber rechtzeitig (mindestens vier Wochen vor dem Audit) der Zertifizierungsstelle mitgeteilt werden

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 5. Rechte und Pflichten der PRiMECERT GmbH

5.1 Die PRiMECERT GmbH wählt die einzusetzenden Auditoren aus und ist verpflichtet, nur solche Auditoren einzusetzen, die von der Geschäftsführung der PRiMECERT GmbH aufgrund ihrer persönlichen und fachlichen Qualifikation berufen worden sind.

 

5.2 Die PRiMECERT GmbH bestimmt die Anzahl der für ein Audit einzusetzenden Auditoren und den Auditleiter.

 

5.3 Die PRiMECERT GmbH trägt Sorge dafür, dass der Betriebsablauf in den Räumen des Unternehmens bei der Durchführung des Audits möglichste gering gehalten wird.

 

5.4 Die PRiMECERT GmbH stellt dem Auftraggeber und der DAkkS GmbH die ermittelte und begründete Auditzeit als Vertragsbestandteil zur Verfügung. Diese Daten werden aufgezeichnet.

 

5.5 Die PRiMECERT GmbH ist berechtigt, Listen der von ihr zertifizierten Unternehmen zu führen und zu veröffentlichen, ohne dass es einer gesonderten Zustimmung seitens des Unternehmens bedarf.

 

5.6 Mit Annahme des Vertrages stimmt der Auftraggeber zu, in der Referenzliste der GmbH gelistet zu werden. Wird dem widersprochen, muss dies der PRiMECERT GmbH schriftlich mitgeteilt werden.

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5.7 Die PRiMECERT GmbH ist berechtigt, Beobachter der Akkreditierungsstelle auf deren Verlangen am Audit teilnehmen zu lassen, was aufgrund von Pflichten der Zertifizierungsstelle gegenüber der Akkreditierungsstelle notwendig werden kann. Den beauftragten Personen ist Zutritt zu den Räumlichkeiten des Unternehmens zu gewähren

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5.8 Ändern sich DAkkS-Richtlinien oder Normen, die der Zertifizierung als Grundlage dienen, informiert die PRiMECERT GmbH den Kunden auch über die Auswirkungen auf das Zertifikat.

 

5.9 Die PRiMECERT GmbH ist berechtigt, Audits aus besonderem Anlass, z.B. wegen einer beantragten Erweiterung des Geltungsbereichs, vorzunehmen. Um entscheiden zu können, ob eine Erweiterung erteilt werden kann oder nicht, sind von der PRiMECERT GmbH alle dafür notwendigen Audittätigkeiten zu planen und durchzuführen. Dies kann auch im Zusammenhang mit einem Überwachungsaudit erfolgen. Kurzfristig angekündigte Audits können von der PRiMECERT GmbH durchgeführt werden, wenn es darum geht, Beschwerden zu untersuchen, wenn es gravierende Änderungen gibt oder als Konsequenz von Beanstandungen aus Kundenaudits.

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6. Rechte und Pflichten des Unternehmens

6.1 Das Unternehmen hat die Verantwortung für die Konformität mit den Anforderungen für die Zertifizierung.

 

6.2 Das Unternehmen ist berechtigt, die von der PRiMECERT GmbH vorgeschlagenen Auditoren ohne Angabe von Gründen abzulehnen. Die Ablehnung muss das Unternehmen unmittelbar nach Bekanntwerden der Auditoren der Zertifizierungsstelle mitteilen. Die PRiMECERT GmbH unterbreitet dann einen neuen Vorschlag. Das Ablehnungsrecht steht dem Unternehmen bei der Erstzertifizierung einmal zu, danach entscheidet ausschließlich die PRiMECERT GmbH über eine Änderung der Auditoren.

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6.3 Das Unternehmen ist verpflichtet, die Unabhängigkeit der Auditoren zu wahren und hat hierfür alles zu unterlassen, was die Unabhängigkeit negativ beeinflussen könnte. Dies sind insbesondere Angebote zu Beratungstätigkeiten oder Anstellung, Aufträge für eigene Rechnung oder gesonderte Honorarabsprachen.

 

6.4 Das Unternehmen ist verpflichtet, sich dafür einzusetzen, dass den Auditoren auf Befragen über alle Tatsachen und Vorgänge, die für das Audit von Bedeutung sein können, wahrheitsgemäße Angaben gemacht werden.

 

6.5 Das Unternehmen ist verpflichtet regelmäßig Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Managementsystems durchzuführen und nachprüfbar zu dokumentieren. Die wichtigsten Dokumentationen hierfür sind interne Audits und die Managementbewertung.

 

6.6 Das Unternehmen hat der PRiMECERT GmbH alle wichtigen Änderungen seines Managementsystems und seiner Unternehmensorganisation, wie z.B. Übernahme des Unternehmens durch ein anderes Unternehmen, Änderung des Geltungsbereiches, Geschäftsaufgabe, -erweiterung, Eröffnung von Konkurs- oder Vergleichsverfahren usw. unverzüglich und unaufgefordert mitzuteilen.

 

6.7 Wird das Unternehmen von der PRiMECERT GmbH über Änderungen der DAkkS-Regularien oder Normen, die dem Zertifikat zugrunde liegen, informiert, ist es verpflichtet, erforderliche Anpassungen in Absprache mit der PRiMECERT GmbH durchzuführen, damit die Aufrechterhaltung des Zertifikates gewährleistet bleibt.

 

6.8 Das Unternehmen darf Auditberichte und Bewertungen nur in vollständiger Form weitergeben. Weitergabe von Auszügen ist nicht gestattet.

 

6.9 Kann ein vereinbarter Audittermin durch Verschulden des Unternehmens nicht wahrgenommen werden, so ist es verpflichtet, der PRiMECERT GmbH die Aufwendungen zu ersetzen, die für die Vorbereitung des Termins entstanden sind.

 

6.10 Sollte das Unternehmen, aus welchen Gründen auch immer, mit der Leistung der PRiMECERT GmbH unzufrieden sein, so kann es seine Unzufriedenheit der PRiMECERT GmbH mitteilen. Zusammen mit dem Auditbericht wird immer ein Bewertungsbogen für die Leistung der PRiMECERT GmbH als auch für die Auditorenleistung mitgeschickt. Hieraus können zukünftige Verbesserungen abgeleitet werden. Massive Beschwerden können durch eine direkte Meldung an die Geschäftsführung z.B. über das Kontaktformular auf der Homepage der PRiMECERT GmbH, telefonisch, mittels Email, Fax oder auf postalischem Weg erfolgen. Das festgelegte Beschwerdeverfahren kann von der PRiMECER GmbH angefordert oder auf der Homepage der PRiMECERT GmbH nachgelesen werden.

 

7. Umgang mit Informationsanfragen

Informationsanfragen, egal welcher Art, werden von der PRiMECERT GmbH analog dem öffentlichen Beschwerdeverfahren bearbeitet. Für die Anfrage, ob ein von der PRiMECERT GMBH erteiltes Zertifikat gültig ist, muss die Zertifikatsnummer und den Namen des zertifizierten Unternehmens angegeben werden. Die Anfrage kann über das Kontaktformular auf der Homepage der PRiMECERT GmbH, telefonisch, mittels Email, Fax oder auf postalischem Weg erfolgen. Eine Antwort, ob das Zertifikat noch gültig ist, erfolgt spätestens innerhalb von drei Werktagen.

 

8. Regel für die Verwendung der PRiMECERT GmbH-Zertifikate und -Zertifikatssymbole

Die Verwendung der PRiMECERT GmbH-Symbole setzt die Gültigkeit des jeweiligen Zertifikates voraus. Diese äußeren Zeichen einer erfolgreichen Zertifizierung kann das Unternehmen in vielfältiger Weise nutzen, z.B. auf Geschäftspapieren, Briefköpfen, Briefumschlägen, in Broschüren, Flyer, auf Fahrzeugen und sonstigen Werbeträgern. Die Symbole müssen immer in Verbindung mit dem Unternehmensnamen aufgeführt werden. Wenn das Zertifikat nicht für die gesamte Organisation gilt, dann ist der eingeschränkte Geltungsbereich anzugeben.

Die Symbole dürfen nicht für die Kennzeichnung von Produkten auf deren Verpackung und Umverpackung verwendet werden, da sonst der Eindruck einer Produktzertifizierung entstehen kann.

Für die Verwendung der PRiMECERT GmbH-Symbole wird zwischen der PRiMECERT GmbH und dem Unternehmen ein Vertrag über die Zertifizierung und Nutzung des PRiMECERT GmbH-Zertifikates und -Symbole geschlossen.

Die Verwendung der PRiMECERT GmbH-Zertifikate setzt deren Gültigkeit voraus. Eine Veröffentlichung auf der Homepage des Unternehmens oder der Download als pdf oder Bilddatei sind zulässig.

 

9. Fristen, Verzug, Unmöglichkeit

Die von der PRiMECERT GmbH angegebenen Auftragsfristen sind unverbindlich. Gerät die PRiMECERT GmbH mit der Auftragsfrist in Verzug, kann der Auftraggeber zweimal eine angemessene Nachfrist setzen. Lässt PRiMECERT GmbH diese Nachfristen aus von ihr zu vertretenden Gründen verstreichen oder wird die Leistung aus einem von ihr zu vertretenden Grund unmöglich, so ist der Auftraggeber berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten.

 

10. Gewährleistung und Haftung

Die Gewährleistung der PRiMECERT GmbH umfasst nur die in Abschnitt 3. ausdrücklich in Auftrag gegebenen Leistungen. Die Gewährleistungspflicht und die rechtliche Verantwortung Dritten gegenüber werden weder eingeschränkt noch übernommen. Die Gewährleistungspflicht der PRiMECERT GmbH beschränkt sich auf die Nachbesserung eines Fehlers oder Mangels und bei Fehlen einer zugesicherten Eigenschaft auf die Herbeiführung dieser Eigenschaft innerhalb einer angemessenen Frist. Ist die Nachbesserung oder Herbeiführung der Eigenschaft unmöglich oder dem Auftraggeber unzumutbar oder von der PRiMECERT GmbH unberechtigt verweigert oder verzögert, ist der Auftraggeber nach seiner Wahl berechtigt, die Herabsetzung der Vergütung oder Rückgängigmachung des Vertrages zu verlangen. Eine Haftung für bestimmte Eigenschaften, insbesondere dafür, dass die Leistung für die Zwecke des Auftraggebers geeignet ist, übernimmt die PRiMECERT GmbH nur, wenn eine entsprechende Zusicherung der betreffenden Eigenschaft erfolgte. Eine Haftung für Mangelfolgeschäden aus positiver Vertragsverletzung aufgrund zugesicherter Eigenschaften ist ausgeschlossen. Diese Haftungsbeschränkungen gelten auch für die persönliche Haftung der PRiMECERT GmbH Mitarbeiter, ihrer Auditoren und Experten.

 

11. Ausschluss weitergehender Haftung und Ansprüche

Alle weiteren Ansprüche des Auftraggebers für unmittelbare und mittelbare Schäden, egal aus welchem Rechtsgrund, insbesondere Ansprüche auf Schadensersatzwegen positiver Vertragsverletzung oder aus unerlaubter Handlung und auf Ersatz von Schäden, die nicht am Auftragsgegenstand selbst entstanden sind, sind ausgeschlossen, soweit sie über die in Abschnitt 10. von der PRiMECERT GmbH übernommene Haftung und Gewährleistung hinausgehen. Die Haftung der PRiMECERT GmbH in Fällen des Vorsatzes, der groben Fahrlässigkeit oder bei Körperschäden bleibt davon unberührt. Das gilt auch für die persönliche Haftung der PRiMECERT GmbH Mitarbeiter, Auditoren und Experten.

 

12. Zahlungsbedingungen und Preise

Das jeweilige gültige Angebot gilt für die Berechnung der Leistungen. Die Entgelte sind bis zum auf der Rechnung enthaltenen Zahlungstermin fällig. Der Auftraggeber kommt durch Mahnung oder spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug. Kommt der Auftraggeber in Verzug, so hat die PrimeCert GmbH für den offenen Rechnungsbetrag einen Zinsanspruch gegen den Auftraggeber in Höhe von 6 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz. Die gesetzliche Umsatzsteuer wird in der jeweils gültigen gesetzlichen Höhe zusätzlich zu den Entgelten erhoben und in den Rechnungen gesondert ausgewiesen. Beanstandungen zu Rechnungen sind innerhalb einer Ausschlussfrist von 14 Tagen nach Erhalt der Rechnung schriftlich begründet mitzuteilen.

 

13. Geheimhaltung, Urheberrecht und Datenschutz

Die PRiMECERT GmbH darf von zur Einsicht überlassenen Dokumenten, die für die Durchführung des Auftrages von Bedeutung sind, Abschriften anfertigen und zu den Akten nehmen. Die PRiMECERT GmbH behält sich das Urheberrecht an den von ihr erstellten Berichte über Prüfungsergebnisse und Zertifikaten vor. Die PRiMECERT GmbH, ihre Mitarbeiter, Auditoren und Experten verpflichten sich, Betriebs- und Geschäftsvorgänge, die ihnen bei der Ausübung ihrer Tätigkeit zur Kenntnis gelangen, nicht unbefugt zu offenbaren oder zu verwerten.

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PRiMECERT GmbH, 24.07.2019

 

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